Een familie-evenement draait uiteindelijk om één dag. Maar hoe zorg je ervoor dat medewerkers én hun gezinnen daar al weken van tevoren naar uitkijken?

Voor het KWS Infra Familiefestival stonden we voor precies die uitdaging. Omdat KWS-medewerkers verspreid over het hele land werken, was één uitnodiging simpelweg niet genoeg. Daarom kozen we naast een digitale uitnodiging en eventwebsite bewust voor een bredere mix van touchpoints die het festival letterlijk en figuurlijk dichterbij brachten. Niet alleen door medewerkers te informeren, maar vooral door ze onderweg al kennis te laten maken met de beleving van het evenement.

Eerste stop: de bouwplaats  

In plaats van af te wachten tot medewerkers zich zouden aanmelden, besloten we het om te draaien. Met een opvallende foodtruck en enthousiaste hosts tourden we langs tien bouwplaatsen en kantoren van KWS, verspreid door Nederland. Medewerkers werden verrast met een warm broodje bal, geserveerd op een servetje in de stijl van het festival. Ondertussen konden ze vragen stellen, collega’s enthousiast maken én zich direct aanmelden voor het evenement. Juist doordat we medewerkers op hun eigen werkplek ontmoetten, werd het familie-evenement ineens veel tastbaarder. Het was niet langer alleen een aankondiging in de mailbox, maar iets dat letterlijk langskwam.

Voorpret aan de keukentafel

Omdat het een familie-evenement was, wilden we niet alleen medewerkers bereiken, maar ook hun gezinnen. Daarom viel er thuis jubileumpost op de mat met een gepersonaliseerde kleurplaat. Op het eerste gezicht misschien een leuke activiteit voor kinderen, maar achter die kleurplaat zat nog een extra verrassing. Met behulp van augmented reality kwam een KWS-graafmachine letterlijk tot leven zodra de kleurplaat werd gescand met een smartphone.

Voor deze ervaring maakten we gebruik van de technologie van QuiverVision, een platform dat fysieke kleurplaten combineert met interactieve 3D-animaties. QuiverVision ontwikkelt augmented reality-oplossingen waarmee fysieke kleurplaten via een app tot leven komen in interactieve 3D-animaties. De technologie wordt wereldwijd ingezet door scholen, musea én merken om een traditionele kleuractiviteit om te zetten in een verrassende digitale beleving. Kinderen zien hun eigen ingekleurde tekening via de app tot leven komen, waardoor een simpele kleurplaat verandert in een verrassende belevenis.

En misschien nog wel belangrijker: de uitnodiging belandde niet onder op een stapel post, maar werd een moment dat ouders en kinderen samen beleefden.

Meer dan een uitnodiging

Dit project liet opnieuw zien dat enthousiasme niet ontstaat door één communicatiemiddel. Juist de combinatie van verschillende contactmomenten zorgde ervoor dat het festival steeds dichterbij kwam. Een medewerker zag de uitnodiging online, kwam de foodtruck tegen op de bouwplaats en kreeg thuis opnieuw een herinnering via de kleurplaat. Ieder moment vertelde hetzelfde verhaal, maar op een andere manier. Daardoor begon de beleving niet pas op de festivaldag, maar al ruim daarvoor.

De kracht van kleine contactmomenten

Bij evenementen denken we vaak aan het podium, de artiesten of het programma. Terwijl de eerste indruk eigenlijk veel eerder ontstaat. Tijdens een lunchpauze op de bouwplaats. Aan de keukentafel terwijl kinderen een kleurplaat inkleuren. Of op het moment dat collega’s samen besluiten zich direct aan te melden. Juist die kleine contactmomenten bouwen langzaam toe naar één groot moment. En misschien is dat wel de belangrijkste les uit dit project: een succesvol evenement begint niet wanneer de eerste bezoekers het terrein oplopen. Het begint op het moment dat mensen zich er al onderdeel van voelen.